把組織大分為三層:基層——中堅——高階

    各階層有不同使命:地利——人和——天時

    三階層要密切配合:不變——應變——善變

    要高階清楚地含糊:發揮清清楚楚地含含糊糊的妙用

    要中階清楚地清楚:做好承上啟下的樞紐工作

    使基層含糊地清楚:站在不要順的立場來順

    組織由少數誌同道合的人結合起來,居於共同的目標而奮鬥。通常可以大致分成三個階層,分別叫做高階、中堅和基層。總裁是高階的首腦,也是整個組織的最高領導人。董事會可以決定總裁的去留,並不能幹預總裁的職權。就組織而言,董事會保持所有權,而總裁則擁有經營權。惟有如此,總裁才能夠負起全部責任。

    總裁既然是高階的首腦,又要替天行道。那麽整個高階,就應該發揮天的功能,協助總裁完成這神聖的使命。否則,單憑總裁個人的力量,實在很難。為了高階能夠發揮天的功能,中堅和基層,必須分別扮演人和地的角色,從而使組織三個階層構成天、人、地三才的架構,各自依照特性行事,以求密切配合。

    人居於天地之間,必須頂天立地,才不愧生而為人。所以中堅幹部應該做好承上啟下的“橋梁”,使上情下達,也使下情得以上達。看起來好像是高階和基層的夾心餅幹,經常兩麵不討好,弄得自己十分為難。實際上可以成為高階和基層之間的樞紐,真正發揮頂天立地的作用。中間難為,卻也不是不能為。這時候總裁的理念,便成為關鍵。總裁重視天、人、地三才之道,自然三階層能夠和諧配合。若是以天地為重,心目中隻有基層的存在,並不重視中間“人”的運作,那麽中堅真的是上下為難,不知如何是好。請問天地之間,假若沒有人在活動,宇宙會變成什麽樣子?以此便知“人”的重要性。

    組織分為三階層

    組織大多采取層級製

    一般而言,組織為求指揮靈活、事權集中、命令統一、責任確定,大多采取層級製。

    當組織規模很小,成員不多,管理者足以掌握全體員工時,通常隻劃分出兩個階層:一為管理者,一為員工(如圖4-1)。這時候分工、專職並不明顯,彼此的關係也不確定,職員和工人往往分不清楚,所以通稱為員工。

    圖4-1組織的兩個層級

    但是,組織到了相當規模,管理者不足以掌控全體成員時,就產生“管理幅度”或稱“控製限度”的問題。覺得必須劃分組織階層,以利工作的有效推行。

    管理幅度指一位主管所能夠有效監督下屬的人數。雖然早期管理學者企圖界定理想的管理幅度,以適應一切組織的需要,但是近代管理學者研究認為難以確定普遍適用的具體數字,因為在決定適當的控製幅度之前,必須考慮各種情境的特質,例如被監督的活動形態、被監督的人員素質以及組織的類型等。譬如甲公司的每一位管理者,都有四個下屬。全體員工人數為64人。這時候最好劃分為四個階層,才能適當而有效地運作(如圖4-2)。

    圖4-2組織的四個階層

    然而,管理幅度較大的時候,組織階層自然就會減少。當乙公司的每一位管理者可以監督八個下屬時,隻要劃分成為三個階層,便足以容納全體員工(如圖4-3)。

    圖4-3組織的三個階層

    劃分成四個階層的甲公司,屬於塔形結構,而劃分為三個階層的乙公司,則稱為平行結構。前者為縱向結構,組織階層較多;後者為橫向結構,組織階層較少,每一階層的下屬人數則較多。塔形結構溝通線路較長,管理者較多,有助於主管與部門之間建立密切的工作關係以及緊密的高階層控製。平行結構溝通線路較短,管理者較少,低階層獲得更多的決策機會,有助於領導人才的發展。

    層級並非階級

    階層和階級不同。階級的形成,大致有三種理由,才能夠穩定而後深固:一是階級的劃分,由於成見或迷信,顯得十分嚴峻;而是階級之間,受到嚴格的限製,不能通婚;三是階級明確規定可以世襲,或者事實上幾乎等於世襲。

    組織階層的構成,是居於“分工”和“專職”的考慮,以及管理幅度的限製,並未存有成見,大家人格平等;婚姻可以互通;父子也不一定嬗連,因此不是階級的劃分。和階級不同,階層是可以經由自己的奮鬥而獲得改變的。

    然而,人有智愚之分。孔子分為中人以上、中人、中人以下,中山先生更進一步指出這三等人應該互相合作。中人以上的先知先覺者,要用心創造發明,以造福社會;中人為後知後覺者,應該盡力把先知先覺者的發明,好好地宣傳,使大家明白它的好處而廣為應用;中人以下為不知不覺者,必須接受宣傳家的說明,好好地應用在自己身上,做一個實行家。

    任何社會,實際上都是這三等人的組合。因為人的智愚,天生就不平等。一般說來,呈現正常曲線(如圖4-4)。

    圖4-4正常三等人分布圖

    精英教育的構想,便是依據三等人的不同而讓智能高的人,接受更好的教育,以便產生更好的創造發明。社會學者一直想改變這種看起來並不公平的教育方式,認為不應該有特權的存在。不過依據我們多年的觀察和體驗,人類社會的特權,好像隻能轉移而無法消除。

    就管理而言,當組織的規模過於龐大,超過個人的管理幅度時,必須找人幫忙管理。這時候尋找的原則,立即成為特權的源泉。不論采取什麽標準,最後總是形成“心腹知己”的管理,似乎全世界都不例外。所不同的隻是心腹知己的定義和產生的過程稍有差異而已。

    美國管理哲學家杜魯克預測,二十一世紀資本主義社會即將凋零,知識社會將會取而代之。當知識管理階層有效運用知識資源,就像資本家有效利用資本時,知識階層會不會取代資本家,成為新的特權分子呢?

    教育普及,就算大家都成為知識分子,畢竟人的資質有異,智愚不等,所以還是有等級的差距。知識社會仍然需要組織,而組織為求集結整體力量,統一步調,必須有層級的劃分。如何將三等人適當地安排在組織的階層中,值得我們研究。

    可將組織大致分為三個層級

    我們可以將組織區分為三個階層(如圖4-5)。分別為最高管理階層、中堅管理階層以及基層管理階層。然後,再將三等人和組織三階層配合起來,盡量做到先知先覺者擔任高階主管,後知後覺者擔任中堅主管,不知不覺者以擔任基層人員或主管為原則。

    圖4-5管理階層的區分

    人分三等,不過是一種概略性的劃分。組織三階層,也應該看成一種粗略的區隔。一般而言,最高決策人士如企業的總裁、總經理、副總經理可以稱為最高管理階層,也就是高階主管。現場的作業人員及領班、組長,可以看做基層管理

    階層,也就是基層人員或主管。至於其他人員,通通列為中級管理階層,也就是中堅主管。

    可見無論實際上有幾個階層,都可以概括性地納入三個階層來看待。巨大規模的公司,總裁和執行官是高階,現場人員屬基層,其他都是中堅主管。再小規模的組織,就算隻有老板一人,夥計一人,同樣可以把夥計看成基層,老板自己扮演中級主管,而在必要時將老板的妻子拉進來充當高階,更有利於組織的靈活運用。

    三階層的劃分,可以彈性應用。在場三人中,誰的職位最高,就是此時此地的高階;誰的職位最低,便為基層;剩下的一人,扮演中級。隨時隨地機動配合,並不一定將自己的身份固定在哪一個階層。

    如果在場三人職位相當,也可以年資、專長、經驗等因素來區分。視當時的實際需要,選擇合適的標準,照樣可以劃分出三個階層,以利於工作的進行。

    各階層有不同使命

    樹立服務的人生觀

    階級的特性,在於一方麵用強力壓迫他人,一方麵卻掠奪利益給自己。組織階層的劃分,用意絕不在此。中山先生在提出三等人互助合作的同時,指出每一個人都應該確立服務的人生觀,抱定人生以服務為目的的宗旨。有能力的人,不可以驕傲,看不起能力比自己差的人,或者要求更多的報酬,以凸顯自己的不凡。有能力的人,應該盡力為能力不如自己的人服務,幫助那些資質較差的人。儒家倡導“才也養不才”,正是這種用意。

    把人分成先知先覺、後知後覺和不知不覺,目的在於這三種人必須互助,才能平等。若是彼此爭奪,永遠不可能平等。因為人的智愚不等固然是事實,不是人力所能改變的,但是觀念是可以改變的。隻要智力高的人,看清楚自己得天獨厚,比別人享有更多天賦的權利,當然應該比別人盡更多的義務。用自己得天獨厚的智力來服務大眾,使人類從不平等到達平等的境界,才是大家所樂見的光明大道。

    服務的人生觀,主要有三個重點。首先,人生以服務為目的,不以奪取為目的。隻有在不得已的情況下,以奪取為方法,這不過是短暫的過程,絕對不能當做目的。其次,服務的方式和分工,以人的天生才智高下而定。才智高的責任愈重,所服務的量和質都比較大;才智低的責任也較輕,所服務的量和質都比較小。最後,用這種不平等的服務方式來彌補人類天生才智的不平等。

    在即將來臨的知識社會中,服務的人生觀更為重要。一個人有沒有知識,要看他能不能為社會服務。凡能服務,有所補益於社會的,就是有知識的。同時一個人知識的多少,也要看他為社會服務的程度而定。能夠用知識為社會服務,感化很多人,發揮最大的效益,就是有很多的知識。

    有了服務的人生觀,組織階層的劃分不過是為了垂直分工的方便,不可能變成階級的對立。有了服務的人生觀,組織三階層便可以配合易經天、人、地三才之道而運作。

    從自然現象來看,上為天,中為人,下為地,十分清楚。中國古代以天、人、地為宇宙間主要的對象,其相對位置固定而不變動(如圖4-7)。

    圖4-7天、人、地的相對位置

    天有天的用途,人有人的使命,而地也有地的功能。三者各不相同,卻各有所長,各具特性。因此稱為“三才”,代表三種不同的才能。三種不同的才能互相配合,彼此發揮所長,造成宇宙的生生不息。這種道理,叫做三才之道。

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    “天”的形象十分重要

    從空間看,天高高在上。處於這樣的位置,形象十分重要。人們很注意天象的變化,因為它直接影響到我們的生活。地低低在下,居於基礎的位置,所以它是否的堅實可靠,相當重要。中國人特別重視地理環境,因為它和我們的居住、作息有密切的關係。人居天地之間,必須體會和認知天體剛、地體柔,做到剛柔並濟,才能合理行事。人的主要功能,即在合理行事,把應該做的事情做到合理的地步,便合乎仁義道德(如圖4-8)。

    圖4-8三才的空間特征

    從時間看,天象重在未來的預測。因為過去的氣象已經成為過去,對大家的影響也已經固定下來。重要的是未來怎樣變化(如圖4—9)。我們如何預先準備好來適應它。地理的形成,乃是過去數不清年代累積演變的結果,帶給我們可用或不可用的場地。它未來也許可能發生變化,但至少依目前來看,不如過去的成果那麽重要。人應該汲取過去的教訓,麵對未來的變化做出合理的因應,亦即隨時調整以求合理。而其表現時間,則以現在為最實在,也最可貴。珍惜現在的時刻,才能應用過去的經驗,開創出未來的前程。

    圖4-9三才的時間特征

    綜合起來,天以陰陽變化為主,有時陰雨,有時出太陽,這樣的變化,以“時”為主。太久不下雨,或者長期陰雨,對人類而言,都不是好現象。中國人向來注重“天時”,認為人應該密切注意天時的變化,及早做好萬全準備,以因應天氣的變化。

    地以剛柔配合為主,有的地方剛,適合建築高樓大廈;有的地方柔,便於播種植物。如果全國都是沙漠地帶,人們的生活必定非常艱難;若是全區都是沼澤,生活也十分不容易。必須有山有水,有高原也有平地,剛柔相配合,才有利於人類居住和生活,所以地以“利”為主。

    人以仁義道德為主,表現為合理的行為。中國人相信管理和倫理具有密切的關係,因為管理是外在的倫理,而倫理則是內在的管理。我們認為事情的成敗、得失,都是人們善的行為或不善的行為所造成的結果。所以人應該修身正己,才能得到天時、地利的幫助,達到人和萬事成的良好結果。人以“和”為主,才能獲得大多數人的愛戴,得到眾人的協助。

    配合三才之道而運作

    組織三階層,配合三才之道。高階依天道,一切作為,仿效“天”的樣子,以“時”為主要使命,重在預測未來、掌握未來的變化、製定發展的方向。中級依人道,一切作為,按照“人”的樣子,以“和”為主要使命,力求和諧互助,彼此協力合作,合理解決問題,完成預定的工作目標。基層依地道,一切作為,依據“地”的樣子,以“利”為主要使命,將所負責的工作依照工作規範,在限

    定時間內完成,以謀取組織最大利益(如圖4—10)。

    圖4-10配合三才之道而運作

    高階的使命,在像“天關照一切”,站在組織全體的立場,來實施綜合性的策略指揮。中級的使命,在像“人溝通協調”,將高階的策略加以具體化、明確化,並且做好部門之間的協調與溝通,以維持組織的正常運作。基層的使命,在像“地生長萬物”,確實做好計劃、認真執行、嚴格控製,並且如期完成作業。

    三階層必須密切配合

    1。三階層變與不變的配合

    天善變,所以高階主管常常變來變去,說出來的話好像不算數。因為他的想法,必須因應未來的變化而改變。剛剛下一道命令,馬上又變更內容,甚至於完全取消。

    地不變,基層員工必須一切按照既定的工作規範去做,一點也不能夠改變,品質才會良好而穩定。如果基層員工擅自作主,自己愛怎麽變就怎麽變,那麽製造出來的東西,品質必然非常不穩定而令人擔心。

    人不可以不變,也不可以亂變。中級主管對上要承受上級的變,對下又要適當地讓基層員工保持不變,所以應該及時調整自己,以求適時應變而達於合理的地步。

    這種天變、地不變而人應變的特性,構成高階善變、基層不變而中級應變的配合(如圖4-11)。

    圖4-11三階層變與不變的配合

    2。三階層用與被用的配合

    天從來不做事。高階主管也不應該事必躬親,卻必須了解下屬,讓合適的人去做合適的事,才是“用天下”的氣度。

    地長萬物。工廠的產品,是基層員工做出來的;所有對顧客的服務,也都是基層員工直接提供的。基層員工像地,應該無怨無憂地生產物品、提供服務。

    人應該做事。中級主管依照人的樣子,承受高階的命令,合理地指派基層人員的工作,輔導他們把工作做好,因此必須處理很多事情,叫做“治天下”。

    這種天不做事、人做事、地生長物的特性,構成三階層用與被用的配合原則。高階用天下,中級治天下,而基層為天下用(如圖4-12)。

    圖4-12三階層用與被用的配合

    3。三階層情理法的配合

    天有情,盡力照顧每一個人。高階主管對組織成員也應該盡力照顧,使大家安居樂業。但是,遇到實在不好好工作的人,在多次勸告,細心輔導之後,也不得不透過中級主管讓他離開組織,以免少數害群之馬害了整個組織。這種嚴厲的措施,必須經過一段溝通、輔導的過程,才不致引起大家的反感。

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